Haluamme ylläpitää avoimuutta ja luottamusta Rentan liiketoiminnassa. Olemme sitoutuneet toimimaan eettisesti sekä lakien, määräysten ja säännösten mukaisesti.
Haluamme estää väärinkäytöksiä ja epäeettistä toimintaa ja siksi rohkaisemme Rentan työntekijöitä ja yhteistyökumppaneita ilmoittamaan kaikista väärinkäytöksiin tai epäeettiseen toimintaan liittyvistä epäilyksistään.
Rentan ilmoituskanava antaa mahdollisuuden ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä tai epäeettisestä toiminnasta, kuten korruptiosta, lahjonnasta, häirinnästä tai muusta epärehellisestä toiminnasta sekä ilmoituskanavalainsäädännön alaisista asioista. Ilmoituskanavaa ei ole tarkoitettu asiakaspalautteen tai reklamaatioiden käsittelyyn.
Ilmoituksen voi myös tietyissä tilanteissa tehdä suoraan oikeuskansleriviraston keskitettyyn ilmoituskanavaan. Ilmoituksen voi tehdä sekä kirjallisesti että suullisesti. Nimettömiä ilmoituksia ei oteta vastaan. Jotta ilmoittajalla kuitenkin olisi oikeus ilmoittajansuojelulain mukaiseen suojeluun, tulee jonkin seuraavista ehdoista täyttyä:
Ilmoituskanava ei ole yhteydessä Rentan IT-järjestelmiin, vaan sitä ylläpitää ulkopuolinen palveluntarjoaja, WhistleB, Whistleblowing Centre AB. Ilmoittajan nimettömyyden ja tiedon suojaamisen varmistamiseksi ilmoitusmenettely on vahvasti salattu ja suojattu.
Kaikki ilmoitukset otetaan vakavasti ja käsitellään luottamuksellisesti.
Ilmoituskanava on käytettävissä yhdeksällä eri kielellä. Voit tehdä ilmoituksen täällä.
Laadittu 1.10.2021
Renta Group Oy
Y-tunnus: 2732388-9
Osoite: Äyritie 12B, 01510 Vantaa
Joel Särkkä
Renta Group Oy
Äyritie 12B, 01510 Vantaa
sähköposti: privacy@renta.fi
Renta-konsernin ilmoituskanavarekisteri.
Ilmoituskanavan avulla Renta voi täyttää heidän lakisääteiset velvollisuutensa.
Rekisterin käyttötarkoituksena on Rentan ilmoituskanavan kautta tulleiden ilmoitusten käsittely. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on varmistaa ja seurata, että Rentalla toimitaan eettisten ohjeiden ja muiden sisäisten määräysten sekä Rentaa velvoittavan lainsäädännön ja sopimusten mukaisesti. Ilmoituskanavan avulla on tarkoitus varmistaa, että päätöksenteko ja sisäinen valvontajärjestelmä toimivat asianmukaisesti ja rekisterinpitäjä noudattaa hyvän hallinnon periaatteita toiminnassaan.
Ilmoituskanavan tavoitteena on mahdollisten Rentan toiminnassa tapahtuneiden rikosten, rikkomusten tai muiden väärinkäytösten ennaltaehkäiseminen, selvittäminen ja tutkintaan saattaminen. Rentan ilmoituskanava antaa mahdollisuuden ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä tai epäeettisestä toiminnasta, kuten korruptiosta, lahjonnasta, häirinnästä tai muusta epärehellisestä toiminnasta, sekä ilmoituskanavalainsäädäntöön sisältyvistä asioista (esimerkiksi julkisista hankinnoista, liikenneturvallisuudesta, kuluttajan suojasta ja ympäristönsuojelusta).
Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta Renta pystyy arvioimaan ja selvittämään ilmoitettuja tapauksia ja toteuttamaan asianmukaiset tapauskohtaiset toimenpiteet asian selvittämiseksi ja lopettamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6.1.c).
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on lisäksi rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen (yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6.1.f).
Henkilötietojen käsittely perustuu erityisesti EU:n direktiiviin 2019/1937 (direktiivi ilmoittajan suojelusta), jonka perusteella Rentalla on velvollisuus ottaa käyttöön sisäinen ilmoituskanava (direktiivi ilmoittajan suojelusta, artikla 8.3).
Deloitte Oy käsittelee ilmoituskanavaan tulevat ilmoitukset riippumattomana toimijana ensi vaiheessa. Rentan toimitus-, talous- ja maajohtaja tekevät päätökset mahdollisista jatkotoimenpiteistä.
WhistleB Whistleblowing Centre AB tuottaa pilvipalveluna Rentan käyttämän ilmoituskanavan, jonka kautta ilmoitukset jätetään.
Renta voi tapauskohtaisesti luovuttaa tietoja ulkopuolisille tahoille esimerkiksi viranomaisille näiden laissa määrätyn tehtävän hoitamiseksi.
Tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin.
Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolisiin maihin.
Rekisteri sisältää Rentan henkilöstöön ja sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden antamia tietoja. Annetut tiedot voivat koskea esimerkiksi:
Jos ilmoittaja ei ole tehnyt ilmoitusta nimettömästi, voidaan hänen henkilötietonsa rekisteröidä.
Rentan henkilöstö ja sidosryhmät voivat ilmoittaa mahdollisista väärinkäytösepäilyistä ja ilmoittajan suojelua koskevan lainsäädännön aineelliseen soveltamisalaan liittyvistä asioita ilmoituskanavan kautta.
Tiedot poistetaan rekisteristä, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen ja asiaan liittyvät toimet ja/tai prosessit ovat päättyneet tai saaneet lainvoiman, eikä lainsäädäntö edellytä tietojen säilyttämistä. Tiedot poistetaan 60 päivän kuluessa siitä, kun asiaa koskevat selvitykset ja prosessit on saatu päätökseen, jollei soveltuvasta lainsäädännöstä muuta johdu.
Rekisterinpitäjä vastaa, että palveluun tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja suojataan teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä ja tiedot säilytetään sähköisissä järjestelmissä. WhistleB Whistleblowing Centre AB tuottaa pilvipalveluna Rentan käyttämän whistleblowing-ilmoituskanavan, jonka kautta ilmoitukset jätetään. WhistleB Whistleblowing Centre AB vastaa rekisteriin tallennettujen tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esim. palvelun sisäinen tietoturva, pääsynvalvonta, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset ja varmuuskopiointi. Palvelun tietoturvaa testataan sisäisten testien lisäksi myös kolmannen osapuolen tekemillä tietoturvatarkistuksilla.
Ilmoituskanavaan on käyttöoikeus vain nimetyillä ja rajatuilla henkilöillä eli Deloitte Oy:n nimetyillä asiantuntijoilla, jotka käsittelevät ilmoituskanavaan tulevat ilmoitukset riippumattomana toimijana ensivaiheessa. Kaikkia, joilla on pääsy rekisterin tietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus.
Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjen profiloimiseen.
Tämä Rentan ilmoituskanavarekisteriä koskeva Tietosuojaseloste korvaa kaikki aikaisemmat versiot. Renta voi päivittää tätä Tietosuojaselostetta aika ajoin esim. toimintansa tai lainsäädännön muutosten johdosta ja uusin versio päivitetään Rentan intraan.
